Иногда в текстовых редакторах или электронных таблицах приходится выполнять однотипные действия: например, заливать ячейки цветом или настраивать оглавление документа. Чтобы автоматизировать эти задачи, можно использовать макросы — это небольшие скрипты, которые выполняют нужные вам операции с данными. На примере пакета офисных программ Р7-Офис показываем, как работать с макросами и экономить время.
На каком языке работают макросы
В Р7-Офис для настройки макросов используют JavaScript — это гибкий язык, который работает на многих платформах: например, Linux, Windows, macOS. В привычных приложениях Microsoft Office скрипты пишут на VBA. Поэтому документы Excel или Word можно открыть в программах P7-Офис, но макросы запустить не получится. Их нужно адаптировать для нового программного обеспечения вручную.
Автоматически перевести команды с языка VBA на JavaScript не получится. Каждый скрипт придется дорабатывать вручную — отладка может занять больше времени, чем создание кода с нуля. Поэтому разработчики не стали добавлять в функционал программ конвертер макросов.
В Р7-Офис используют способ записи сценариев API Document Builder, поэтому макросы очень похожи на привычные инструменты из Excel или Word. Если вы раньше настраивали скрипты, сможете адаптировать их для работы с новым программным обеспечением.
Макросы в MS Office и Р7-Офис похожи, поэтому вы легко разберетесь с их настройкой
Как использовать готовые макросы
Некоторые руководители или собственники бизнеса опасаются работать с макросами: есть заблуждение, что для этого нужно знать языки программирования. На самом деле в интернете легко найти готовые скрипты и адаптировать их под свои задачи.
На сайте Р7-Офис есть список самых популярных макросов — выберите тот, который вам подходит, и следуйте подробной инструкции. Останется только подставить нужные диапазоны строк и столбцов.
Вот примеры макросов, которые клиенты Р7-Офис устанавливают чаще всего:
📌 Удаление пробелов у значений — скрипт находит лишние пробелы в ячейках и удаляет их: они могут быть перед значением, после или внутри него. Это помогает избежать ошибок в вычислениях.
📌 Заполнение листа данных из массива — инструмент пригодится, когда нужно подготовить коммерческое предложение для клиента и добавить в него позиции из общей базы товаров. В документ можно включить любые показатели: например, стоимость, наличие на складе, сроки поставки.
📌 Перенос данных из одного листа в другой лист — макрос подойдет, если нужно вставить в общую таблицу диапазон из другого документа. Например, в отчет о деятельности компании добавить результаты одного отдела.
📌 Вставить таблицу с выделением ячейки в документе — инструмент пригодится тем, кто часто работает с таблицами в текстовых документах. Он помогает сделать акцент на одной из ячеек в таблице. Это пригодится, когда вы готовите анализ рынка или отчет о продажах.
📌 Вставить диапазон данных с одного листа на другой — скрипт переносит диапазон значений в пределах одного документа. Он подойдет, если нужно сделать выгрузку продаж за месяц.
По примеру готовых макросов с сайта вы можете создать собственный
Как создать свой макрос
Если не найдете в готовых примерах нужный макрос, его можно написать самостоятельно. Для этого на сайте Р7-Офис есть подробная инструкция — в ней шаг за шагом описана последовательность создания скрипта.
Можете сначала разобраться в примере, который есть в инструкции. Так вы поймете, какие команды и для чего применяют. Когда все шаги будут понятны, напишите собственный скрипт.
Не забудьте придумать правило, по которому ваш макрос будет запускаться. Это может быть сочетание клавиш или клик мышью по иконке — выбирайте тот способ, который будет для вас наиболее удобным.
Скоро разработчики добавят в функционал Р7-Офис макрорекордер. Он поможет упростить создание макросов. Вы сможете записать в программе последовательность действий, а она преобразует ее в готовый скрипт. Останется только проверить — и можно использовать для повседневных задач.
В любой момент готовый скрипт можно изменить: например, добавить в него еще одно действие с данными
Р7-Офис — это российский пакет офисных программ для совместной работы с документами. В нем есть текстовые и графические редакторы, электронные таблицы, облачное хранилище, CRM-система, почтовый клиент. Сотрудники могут работать с приложениями со смартфона, планшета или стационарного компьютера.
Интерфейс программ похож на привычные приложения MS Office, поэтому не придется обучаться и адаптироваться к новым сервисам. Можно установить Р7-Офис и сразу начать работать.
Чтобы понять, подходит ли вашему бизнесу пакет программ Р7-Офис, воспользуйтесь бесплатным пробным периодом. В течение 30 дней у вас и ваших сотрудников будет доступ к программам сервиса — можно оценить, насколько удобно с ними работать.
Листайте дальше, чтобы перейти на сайт и оставить заявку на подключение Р7-Офис.