При работе с таблицами часто приходится использовать формулы, форматировать текст или менять данные в ячейках. Если делать это через настройки редактора, можно потратить много времени. Именно поэтому лучше использовать горячие клавиши — их нажатие может заменить сразу несколько сложных действий.
Показываем полезные сочетания для Windows на примере редакторов Р7-Офис.
Форматировать текст
Эти сочетания клавиш позволяют сделать таблицу удобной для восприятия. С их помощью можно акцентировать внимание на отдельных элементах — заголовках, частях текста или важных данных.
Выделить полужирным — Ctrl + B
Меняет шрифт внутри ячейки на полужирный. Так можно выделить часть таблицы и привлечь к ней внимание — например, сделать столбец с ключевыми показателями в отчете.
Выделить курсивом — Ctrl + I
Меняет шрифт и делает его наклонным — так текст больше становится похож на рукописный. С помощью курсива часто выделяют отдельные слова или фрагменты текста. Например, когда упоминают название организации или используют иностранные слова.
Подчеркнуть текст — Ctrl + U
Это еще один способ обратить внимание на нужную часть текста. К примеру, с помощью комбинации можно сделать акцент на важном периоде или дате.
Зачеркнуть текст — Ctrl + 5
Позволяет зачеркнуть текст или данные в ячейке. Например, с помощью этой функции можно отмечать выполненные пункты в списке задач.
Вставить и удалить данные
Эти горячие клавиши приходится использовать чаще всего. Они отвечают за основные действия: позволяют переносить данные из одной ячейки в другую, а также изменять их.
Копировать — Ctrl + C
При нажатии редактор копирует ячейку и данные внутри нее — текст или числа. Например, можно скопировать шаблон отчета за месяц, чтобы каждый раз не оформлять таблицу заново.
Вставить — Ctrl + V
Вставляет скопированную ячейку, ее содержимое или информацию из другого редактора. Так в таблицу можно вставлять ссылки, изображения или ячейки из других листов.
Вставить гиперссылку — Ctrl + K
Позволяет привязать к тексту ссылку на нужный сайт или документ. Например, сделать гиперссылку на отчет за прошлый год, электронную почту или интернет-портал.
Отменить действие — Ctrl + Z
Позволяет отменить последнее действие в редакторе. Если случайно удалили важную часть таблицы или использовали не ту функцию, это сочетание вернет всё назад.
Изменить формат чисел в ячейке
Эти горячие клавиши помогут, если нужно работать с большим количеством разных данных. Например, если в отчете одновременно присутствуют даты, проценты и валюта. Сочетания клавиш позволят быстро переключаться между этими форматами данных.
Формат ячейки «Числовой» — Ctrl + Shift + !
С помощью этого сочетания можно представить числа в удобном виде. Например, изменить количество знаков после запятой при работе с аналитикой, чтобы получить более точное значение. Или разделить числа на разряды и сделать их удобнее для восприятия.
Формат ячейки «Время» — Ctrl + Shift + @
Нажмите на эти клавиши, чтобы перевести число в часы и минуты. Поможет, если нужно составить расписание или учесть в отчете длительность событий. Например, количество отработанных часов.
Формат ячейки «Дата» — Ctrl + Shift + #
Позволяет использовать в таблице даты. Используйте это сочетание, если в работе нужно учесть день, месяц или год — например, при составлении квартального отчета.
Формат ячейки «Денежный» — Ctrl + Shift + $
С этим сочетанием в ячейку можно вносить денежные значения, а также использовать их в формулах. Поможет при создании сметы или зарплатной ведомости, когда нужно проводить много действий с денежными значениями.
Формат ячейки «Процентный» — Ctrl + Shift + %
Переводит значение в проценты: для этого редактор умножает число на 100 и добавляет знак процента. Поможет, если нужно рассчитать процент от общей выручки или долю сотрудника в проекте.
Быстро посчитать данные
Эти клавиши упрощают работу с формулами: позволяют быстро их применять или заново рассчитывать. Будет полезно, если в таблице много автоматических вычислений.
Запустить «Мастер функций» — Shift + F3
Открывает меню, в котором можно быстро найти нужную формулу. Например, рассчитать сумму значений или вывести среднее арифметическое.
Перерасчитать формулы на всех листах таблицы — F9
Если в таблице много автоматических вычислений, обновлять их результаты вручную не придется. При нажатии клавиши редактор пересчитывает все формулы в документе. Например, если вы считаете сумму и поменяли одно из чисел в столбце, редактор выведет результат с учетом новых данных.
Вставить формулу автосуммирования — Alt + =
Автоматически применяет к ячейке формулу, которая суммирует нужные значения. Можно использовать, чтобы быстро складывать большое количество чисел.
Открыть выпадающий список — Alt + ↓
Это сочетание клавиш открывает список со всеми текстовыми значениями из столбца. Подойдет, если используете в таблице много разных категорий. Так одним нажатием можно внести в ячейку нужный текст — например, при составлении сметы с несколькими статьями расходов.
Какой редактор поможет работать с данными проще и быстрее?
Р7-Офис — это не просто приложение для работы с документами. Это полноценная платформа для бизнеса и организаций, которая включает в себя сразу несколько инструментов:
- облачное хранилище для совместной работы и организации документов;
- корпоративную почту для переписки между сотрудниками;
- календарь для планирования встреч и постановки задач;
- редакторы для работы с презентациями, таблицами и текстовыми документами.
Листайте дальше, чтобы увидеть больше инструментов «Корпоративного офиса» →
С Р7-Графикой вы сможете составлять схемы, ментальные карты и работать над иллюстрациями
В Р7-Команде сотрудники смогут проводить созвоны и вести рабочие переписки
Р7-Контакты и Р7-Админ позволят управлять настройками организации
Р7-Офис похож на привычные программы и полностью совместим с форматами Microsoft. Это значит, что вы сможете перенести все свои файлы без повреждений и работать над ними в единой платформе.
Платить за все инструменты необязательно — вы можете выбрать удобный вам тариф. Например, включить в него только облачное хранилище и редакторы документов.
Листайте дальше, чтобы перейти на сайт Р7-Офис и выбрать подходящий тариф.