💻 Рассказываем, как упростить работу с документами и задачами, на примере Р7-Офис
Фрилансеры часто пользуются бесплатными офисными пакетами, потому что на первый взгляд кажется, что разница с лицензионными версиями небольшая. На самом деле это не так. В лицензионных пакетах есть много удобных функций — например, навигация по текстовому документу с помощью закладок и оглавления. В статье подробно расскажем о четырех полезных возможностях программ на примере офисного ПО Р7-Офис.
📃 Удобная навигация по документу
Иногда на фрилансе приходится работать с длинными текстами — например, клиентскими договорами со множеством пунктов. Листать файл вручную, чтобы найти нужную информацию, может быть неудобно. В офисном пакете Р7-Офис есть текстовый редактор, в котором получится создать оглавление из названий разделов. Чтобы быстро переместиться к нужной части текста, достаточно кликнуть на элемент списка.
Если приходится часто возвращаться к определенному месту в документе, есть вариант поставить на него закладку. Эта функция может пригодиться, например, чтобы свериться с графиком KPI из середины отчета. Увидеть все свои закладки в текстовом файле поможет кнопка «Ссылки» в верхней панели инструментов.
Также есть возможность поиска по документу. Например, если ввести в запрос конкретную фразу, программа переместит вас к нужным словам в тексте, и вы сможете поставить на них закладку.
Тем, кто уже пользовался функциями навигации в других офисных пакетах, будет легко привыкнуть к Р7-Офис. Российский продукт похож на популярные зарубежные аналоги по интерфейсу и возможностям.
Форматировать документы в редакторе Р7-Офис тоже удобно. Можно выбирать из большого количества шрифтов, стилей и шаблонов, чтобы оформить текст
🗓️ Интеграция с календарями и списками дел
При работе на себя часто приходится сотрудничать с несколькими клиентами. Бывает, что каждый из них использует свое приложение, чтобы планировать время и задачи.
Офисный пакет Р7-Офис позволяет собрать информацию из нескольких органайзеров в одном интерфейсе. Для этого выполните интеграцию с календарями и списками дел — так вам будет проще распределять нагрузку, создавать расписания и графики встреч. Вот как получится планировать работу с помощью Р7-Офис:
✅ Прикреплять файлы к описанию событий. Например, можно добавить список тем и вопросов к предстоящему созвону.
✅ Настраивать напоминания о событиях и задачах. Не забудете о важных встречах и успеете заранее к ним подготовиться.
✅ Давать доступ другим людям к своему календарю и смотреть расписания коллег. Это может пригодиться, например, менеджерам, которые координируют работу команд.
✅ Смотреть занятость участников. Можно давать срочные задачи только тем сотрудникам, у которых точно есть на них время.
✅ Рассылать и принимать приглашения. Например, на онлайн-тренинги или вебинары.
Также офисный пакет можно связать с клиентом электронной почты и адресной книгой. Это позволит вам быстро увидеть контакты людей, имена которых вы упоминаете в событиях и задачах.
В «Р7-Офис. Календарь» можно вносить не только деловые, но и личные задачи, чтобы поддерживать work-life balance. Категории событий удобно выделять цветом — например, синий для работы и розовый для бытовых дел
✒️ Подпись документов
Один из способов подтвердить подлинность документов — ставить на них электронную цифровую подпись (ЭЦП). На фрилансе она может пригодиться, например, для актов выполненных работ. Пока на документе стоит подпись, его нельзя редактировать, а если кто-то попытается внести правки, ЭЦП автоматически удалится. Фрилансер может быть спокоен, что из его акта никто не уберет сделанные задачи и все работы будут оплачены.
Ставить подпись удобно в текстовом редакторе Р7-Офис. В ней вы можете указать информацию на свое усмотрение — например, ваши Ф. И. О., должность, адрес электронной почты, дату и примечания.
Офисный пакет также позволяет поставить под документом подписи сразу от имени нескольких человек. Это может пригодиться, когда над задачей работали несколько специалистов, например маркетолог, дизайнер и копирайтер.
Чтобы подписать PDF-документ в Р7-Офис, на страницу можно поставить синий штамп. Это пригодится, чтобы зафиксировать дату проверки или отправки файла
📂 Сохранение PDF-файлов в DOCX
Финансовую отчетность, коммерческие предложения, инфографику и многие другие документы часто рассылают в формате PDF. Так поступают, потому что он не позволяет получателям редактировать исходники, — можно быть уверенными, что все работают с одинаковой версией. Также PDF сохраняет исходное форматирование на любых устройствах и в разных программах просмотра. С ним из списков не пропадет нумерация, а картинки не уползут за край страницы.
Но бывает, что информацию в PDF-документе всё-таки нужно поправить, например обновить стоимость отдельных товаров в прайс-листе. Для этого можно сохранить файл в формате DOCX, а потом отредактировать. В Р7-Офис это сделать легко: следует создать копию документа, выбрать формат и положить файл в папку на ваш выбор. Если потом захотите преобразовать текст обратно в PDF, это будет просто сделать по той же схеме.
На сайте Р7-Офис есть полезная база знаний. Там можно смотреть инструкции в формате карточек или скачать их как памятку, если вы иногда работаете без интернета.
Р7-Офис также позволяет преобразовать текстовые документы в другие форматы. Все инструкции структурно одинаковые и понятные
✅ Преимущества бесплатной версии Р7-Офис
Сразу покупать офисный пакет за полную стоимость не обязательно, у Р7-Офис есть бесплатная версия на 30 дней. Она совместима с большинством популярных операционных систем для компьютеров и смартфонов — например, Windows, macOS, Linux, iOS и Android. Вы сможете познакомиться с программами, протестировать их и понять, подходят ли они для работы на фрилансе. Чтобы получить доступ к пробной версии, достаточно оставить адрес электронной почты на сайте Р7-Офис и дождаться обратной связи от менеджера.
Листайте дальше, чтобы перейти на сайт Р7-Офис и оставить заявку на пробную версию.