📊 Топ инструментов редактора Р7-Офис — от формул до условного форматирования
Многим фрилансерам и сотрудникам на удаленке часто приходится собирать данные в таблицах. Но иногда работа с ними превращается в целое испытание: то потеряли значение и вылезла куча ошибок, то слетела формула и приходится считать всё заново.
В статье расскажем, как облегчить и ускорить работу с таблицами. Сделаем это на примере функций редактора Р7-Офис.
📍 Лайфхак №1: используйте формулы для автоматизации расчетов
Порой кажется, что сделать расчеты проще и быстрее, если использовать калькулятор. Но иногда для таблиц нужны десятки и даже сотни вычислений. Делать их вручную неудобно и рискованно: легко что-то упустить и потом долго искать ошибку.
Чтобы не выполнять лишнюю работу, можно использовать формулы. Например, в редакторе таблиц Р7-Офис есть инструменты для базовых операций, вроде сложения и умножения. Также есть более сложные формулы — с ними получится автоматизировать вычисления и избежать ошибок 👇🏻
✅ Округление чисел. После деления часто получаются дробные значения, но они длинные и их неудобно складывать или вычитать. Чтобы округлить числа, можно использовать функцию «=ОКРУГЛ(x;число_разрядов)». Х — это ячейка с числом или само число, а число_разрядов указывает, до какого знака округлять: 0 — до целого числа, 1 — до десятых, 2 — до сотых и так далее. Еще подойдет функция «=ОТБР(x;[число_разрядов])» — она отбросит дробную часть.
✅ Расчет периода выплаты кредита. Поможет точно узнать, когда долг банку будет полностью закрыт. Для расчета нужно заполнить три строки и указать в них процентную ставку в месяц, размер платежа и сумму долга. Далее — вписать в пустую ячейку функцию «=КПЕР» и выделить значения из получившейся таблицы. Затем нажать Enter — появится срок выплаты кредита в месяцах.
Всего в редакторе таблиц Р7 больше 400 формул: от математических до инженерных
📍 Лайфхак №2: включите фильтры для быстрого поиска информации
Таблицы часто используют как базы данных: например, собирают в них имена и контакты клиентов, номера заказов и информацию по поставкам. Быстро находить в таких документах нужную информацию помогают фильтры. Объясняем, как ими пользоваться в редакторе Р7-Офис 👇🏻
1️⃣ Выделите строки с данными, которые нужно отфильтровать.
2️⃣ Перейдите на вкладку «Данные» и нажмите «Фильтр». В каждой первой ячейке столбца появится кнопка фильтра — нажмите на нее, чтобы открыть параметры.
3️⃣ Выберите критерии. Например, для текстовых данных есть опции «Начинается с», «Содержит» и другие. Для чисел — «Равно», «Больше», «Первые 10», «Выше среднего» и т. д.
4️⃣ После выбора критериев нажмите «OK», чтобы применить фильтр.
5️⃣ Если нужна фильтрация по цвету, включите «Фильтр по цвету ячеек» или «Фильтр по цвету шрифта» и укажите нужный оттенок.
Помимо фильтрации, в редакторе таблиц Р7-Офис есть функции по сортировке данных. Например, по возрастанию и убыванию
📍 Лайфхак №3: примените условное форматирование, чтобы выделить важную информацию
В таблицах бывают десятки и сотни строк. В них сложно быстро ориентироваться, из-за чего можно упустить важную информацию: например, если просели продажи одного из товаров или кто-то из сотрудников не справляется с планом. Вовремя заметить такие моменты позволит условное форматирование — оно подсветит ячейки с важными данными.
В табличном редакторе Р7-Офис настроить функцию получится за несколько кликов 👇🏻
✅ Сначала выделите ячейки, к которым нужно применить условное форматирование.
✅ Затем перейдите на вкладку «Главная» и нажмите «Условное форматирование». В меню выберите нужное правило, например «Пустая ячейка / Ошибка» или «Наибольшее/Наименьшее».
Допустим, если вы хотите быстро узнать, какой товар в текущем месяце покупали хуже остальных, в столбце с числом продаж нужно настроить условное форматирование по наименьшему числу.
✅ В конце настройте параметры форматирования: например, выберите цвет заливки и стиль текста. Нажмите «ОК» и сохраните изменения.
С помощью условного форматирования также получится быстро найти пустые ячейки в таблице. Это удобно, когда нужно проверить отчет перед сдачей
📍 Лайфхак №4: синхронизируйте несколько листов между собой
При работе с таблицами периодически нужно делить их на несколько листов, например, чтобы не смешивать показатели за разные месяцы. При этом часть данных, таких как названия товаров, на страницах может повторяться: если менять информацию на одной, то же нужно сделать и на другой.
Чтобы не править одно слово или цифру десятки раз, лучше изначально создать ссылки между листами. Вот как это сделать в редакторе таблиц Р7-Офис 👇🏻
1️⃣ Выделите ячейку, данные из которой нужно связать с другим листом, и скопируйте ее с помощью клавиш Ctrl + C (или Command + C на Mac).
2️⃣ Перейдите на лист, где нужна ссылка, и вставьте скопированную ячейку с помощью Ctrl + V (или Command + V на Mac), удерживая Ctrl (или Command).
3️⃣ После выберите команду «Вставить связь» — это создаст ссылку на оригинальную ячейку, и любые изменения в ней будут автоматически отображаться на связанном листе.
Бот уточнит, какая именно задача вас интересует, а затем пришлет подробное объяснение
Редактор таблиц — это часть офисного пакета «Р7-Офис» для дома, куда также входят продукты для работы с презентациями, текстовыми документами и органайзер. Программы совместимы с большинством операционных систем: например, Windows, macOS и Linux, поэтому ими будет удобно пользоваться на любом устройстве.
🎁 У офисного пакета Р7-Офис есть демодоступ на 30 дней — можно протестировать инструменты и потом решить, хотите ли оплачивать лицензию.
Листайте дальше, чтобы перейти на сайт Р7-Офис и оставить заявку на подключение демоверсии.