Когда Microsoft решила ограничить российским компаниям доступ к некоторым сервисам, многие задумались о замене офисных программ на отечественные. Но перед переходом на новый продукт всегда возникают вопросы. Например, как перенести базы контактов, сколько займет адаптация сотрудников к новым интерфейсам и смогут ли разработчики оперативно внести изменения в ПО.
На примере Р7-Офис покажем, как работают российские программы и какие у них есть преимущества.
Обновления по просьбам клиентов
Разработчики Р7-Офис собирают предложения клиентов о доработке функционала приложений и раз в квартал выпускают обновление платформы. Например, в июне 2024 года появилась возможность менять язык интерфейса и автоматическая настройка переносов в редакторах.
Об изменениях клиентов предупреждают в электронных письмах и новостях на сайте. К описанию обновлений прилагается подробная инструкция и скрипт. Его нужно запустить, чтобы в системе появились новые возможности.
Перед установкой программа сохранит и закроет все активные сессии. Поэтому лучше запускать скрипт с обновлениями в нерабочее время: например, вечером или в выходные. Так сотрудникам не придется отрываться от задач.
Сотрудникам достаточно выполнить все пункты из инструкции, чтобы оценить удобство обновлений
Удобный перенос лицензии
Для работы с Р7-Офис бизнесу понадобится лицензия — ее выдают при покупке программного обеспечения. Размер зависит от количества сотрудников, которые будут использовать офисные программы. Например, если в компании 50 работников и вы не планируете увеличивать штат, нужно купить сертификат на 50 соединений.
Лицензия Р7-Офис не привязана к конкретному устройству или IP-адресу. Вам не придется покупать еще один сертификат или запрашивать в техподдержке обновления, если решите заменить сотрудникам компьютеры.
Сертификат хранится в системе в виде файла, поэтому перенести его на новое оборудование можно самостоятельно — не обязательно писать в поддержку и просить еще одну лицензию. Достаточно сохранить файл на флешку и по инструкции запустить его на нужном устройстве.
На странице информации о сервере можно узнать количество занятых и свободных соединений — если все заняты, для новых сотрудников придется расширять лицензию
Роли «Админ» и «Супер-админ» для быстрого управления задачами
Чтобы каждый сотрудник компании знал о своих рабочих планах на следующий день, неделю или месяц, в Р7-Офис есть роли типа «Админ» и «Супер-админ». Эти люди ставят задачи подчиненным, следят за выполнением поручений, устраивают встречи и коллективные звонки.
✅ «Супер-админ». Его назначают во время настройки Р7-Офис. «Супер-админ» может создавать новых пользователей, выдавать им роли и права доступа. Ему доступна статистика компании: кто и когда авторизовался в системе, что сделал за день, какие документы создавал и редактировал.
✅ «Админ». Его может назначить «Супер-админ». «Админ» управляет работой отдельного подразделения: создает в нем новых пользователей и удаляет тех, кто уволился. Кроме того, он раздает сотрудникам поручения и устанавливает сроки исполнения.
Пока «Админ» и «Супер-админ» не могут просматривать файлы всех пользователей, но скоро такая функция появится. Руководители смогут проверять, какие документы пересылают сотрудники компании.
«Супер-админ» может поставить задачу любому сотруднику компании
Почтовый сервер, который совместим с любым почтовым клиентом
Многим работникам приходится общаться с клиентами через электронную почту: отправлять коммерческие предложения или запрашивать документы. Чтобы не переходить из приложений Р7-Офис в сторонние программы, можно установить модуль «Р7-Почта».
Сервис синхронизируется со всеми популярными почтовыми программами, например The Bat!, Gmail, Outlook. Вам не придется вручную переносить базу клиентов. После настройки контакты автоматически появятся в новом интерфейсе. «Р7-Почта» позволяет:
✅ Адаптировать интерфейс под требования компании. Почтовый клиент разработан на базе OpenSource iRedMail — это программное обеспечение с открытым кодом. Поэтому изменения не нарушат авторских прав разработчика.
✅ Защитить почту от нежелательных писем. Встроенные антиспам и антивирус не пропустят сомнительных сообщений. Сотрудникам не придется начинать рабочий день с поиска важных писем среди рекламы.
Сейчас к почтовому серверу можно подключить не более 1000 почтовых ящиков, но в скором времени разработчики увеличат лимит до 10 000.
Если в письме вы договоритесь с клиентом о встрече, можно будет внести информацию в календарь прямо из почты
Отдельный модуль для видеовстреч и общения внутри компании
Общаться с сотрудниками на удаленке и устраивать онлайн-совещания поможет «Р7-Команда». В этом корпоративном мессенджере получится:
✅ Создавать чаты с разным количеством участников. Вы можете настраивать диалоги или групповые беседы и отправлять в них файлы размером до 150 МБ. Этого хватит, чтобы выложить запись получасового видеосовещания или около 50 фото в хорошем качестве.
✅ Проводить конференции и видеозвонки. Если включить демонстрацию экрана докладчика, участники смогут, например, перелистывать слайды презентации. Еще получится сделать запись и текстовую расшифровку встречи — они будут храниться на диске.
Сейчас к созвону могут одновременно подключиться 220 пользователей. Скоро разработчики увеличат это количество до 1000 — этого достаточно, чтобы проводить вебинары или онлайн-обучения на несколько филиалов.
Во время видеозвонка на экране отражается 12 пользователей, видео расположены в шахматном порядке
Возможность синхронизировать контакты, почту и календарь в одном приложении
Чтобы не пропустить встречу с клиентом или вовремя ответить на важное письмо, можно установить приложение «Р7-Органайзер». Оно объединяет адресную книгу, электронную почту и календарь.
👉 У вас перед глазами всегда будет список задач на день, неделю или месяц. Вы увидите, кому из клиентов нужно позвонить в ближайшее время. А чтобы подготовиться, сможете просмотреть свои заметки о контрагенте в списке контактов — для этого не придется переходить в другую программу.
👉 В «Р7-Органайзер» удобно планировать встречи с несколькими сотрудниками. Как только работник примет ваше приглашение, мероприятие появится в его календаре. Так он не пропустит важного совещания.
👉 Из сервиса можно отправлять и принимать электронную почту. По умолчанию письма сохраняются в формате mbox, но вы можете изменить его на Maildir. Так не будет ограничений на размер и количество сообщений в ящике — вам не придется удалять старые письма, чтобы освободить место.
Когда соберетесь в отпуск, настройте автоответ — он будет приходить сотрудникам и клиентам, пока вы не на связи
Р7-Офис подойдет для малого и среднего бизнеса, крупных организаций, государственных предприятий и учебных заведений. Его можно быстро установить и сразу начать использовать. Интерфейс продуктов похож на приложения Microsoft Office, поэтому сотрудники легко в них разберутся.
Вам не обязательно покупать весь пакет офисных программ — можно выбрать только те модули, которые нужны. Так вы не переплатите за лишние приложения. А чтобы убедиться, что функционал подходит под ваши запросы, воспользуйтесь бесплатной пробной версией — она будет доступна 30 дней.
Листайте дальше, чтобы перейти на сайт и скачать пробную версию приложений Р7-Офис.