Ожидание. Все в офисе работают максимально быстро и эффективно, умеют автоматизировать рутинные задачи.
Реальность. Один сотрудник забывает, как листать слайды на презентации проекта. Другой постоянно печатает текст на английском, потом удаляет и переделывает на русском.
Облегчить работу команды и приблизить реальность к ожиданиям реально. На примере продуктов Р7-Офис покажем, какие лайфхаки помогут справляться с задачами быстрее и эффективнее.
Горячие клавиши
Горячие клавиши в редакторе таблиц позволяют на раз-два привести документ в порядок и автоматизировать частые действия. Например, комбинация Ctrl + S поможет сохранить таблицу, Ctrl + P — распечатать, а Ctrl + Shift + H — открыть панель «Комментарии». Для копирования, вставки и отмены действий запоминать новые сочетания не придется — это знакомые по другим программам Ctrl + C, Ctrl + V и Ctrl + Z.
Посмотреть все существующие горячие клавиши, а при необходимости — назначить собственные сочетания можно во вкладке «Файл» в меню «Дополнительные параметры».
17 сочетаний клавиш, которые чаще всего нужны пользователям во время работы с электронными таблицами
Плагины и макросы
Макросы и плагины позволяют автоматизировать стандартные задачи. Например, в Р7-Офис они способны ускорить заполнение платежных документов и выгрузку табличных данных из базы MS SQL, а также удалить лишние пробелы у значений.
Плагин — это инструмент, который позволяет расширить возможности редакторов. Вот примеры, доступные в витрине Р7-Офис 👇
👉 Форматирование +. Пригодится всем, кому нужно регулярно очищать колонтитулы в текстовом документе, убирать лишние пробелы и преобразовывать числа в строку «сумма прописью» или «число прописью». А еще плагин поможет, если вам часто приходится править текст, написанный не в той языковой раскладке.
👉 Генератор QR-кодов. Плагин быстро превратит текст или гиперссылку в графический объект. Пригодится маркетологам, когда нужно подготовить печатные материалы и пригласить аудиторию перейти на сайт или скачать приложение.
👉 Карта знаний. Плагин помогает визуализировать концепции, иерархические системы и связи между сущностями. Пригодится, чтобы структурировать идеи команды после мозгового штурма.
Плагины с витрины Р7-Офис можно подключить бесплатно
Продвинутые пользователи для упрощения рутинных задач часто используют макросы. Если вы работаете с электронными таблицами, то через макросы сможете быстро заполнять листы данных из массива, копировать данные из одного документа в другой и вставлять таблицы с выделением ячейки в документе.
Р7-Офис предлагает базу готовых макросов, но если доступных вариантов не хватает, вы можете написать свой. Для этого откройте вкладку «Плагины», выберите «Макросы» и нажмите New. Подробнее о том, как писать макросы, можно прочитать в документации на сайте Р7-Офис.
Макросы Р7-Офис используют синтаксис JavaScript и нотацию сценариев API Document Builder
Разграниченный доступ к документам
Если в организации много сотрудников, доступ к файлам лучше разграничивать. Так получится избежать ситуаций, когда конфиденциальная информация утекла не в тот отдел или кто-то посторонний удалил нужный абзац.
В Р7-Офис есть разные права на просмотр документов и папок: «Полный доступ», «Только чтение», «Рецензирование» и «Доступ запрещен». Например, можно создать общую папку и дать сотрудникам своего отдела доступ на редактирование, а другим — только на чтение. Тогда никто посторонний не изменит рабочие документы.
Чтобы настроить права доступа в Р7-Офис, в разделе «Документы» нажмите правой кнопкой мыши на файл и в появившемся меню выберите пункт «Настройка доступа»
Импорт данных
Кроме редакторов для работы с текстами, таблицами и презентациями, среди продуктов Р7-Офис также есть календарь. Его данные синхронизируются с остальными приложениями. Чтобы загрузить в «P7-Календарь» информацию из аккаунта Google, вы можете импортировать ее по протоколам iCal и CardDAV. Так не придется ничего переносить вручную, а важные сведения о встречах и задачах не потеряются.
Если использовать дополнительные средства, например imapsync, вы также сможете загрузить в Р7-Офис почтовый бэкап из Gmail. Не придется просить партнеров продублировать важные письма.
Данные получится импортировать напрямую — через загрузку файла прежнего календаря в приложение — или синхронизировать — с помощью ссылки на другой органайзер. Функция «Импорт событий» доступна при выборе опции «Создать»
Помощь диктору на презентациях и созвонах
В Р7-Офис есть корпоративный мессенджер «Р7-Команда», где получится удаленно управлять компьютером диктора. Пригодится в презентациях: модератор будет переключать слайды, а выступающий сможет сконцентрироваться на предмете доклада. А еще функция облегчит работу техподдержке: когда сотрудник обратится с проблемой, специалист подключится к его рабочему столу, заберет управление и быстро устранит неполадку.
🎉 В Р7-Офис есть и другие опции, чтобы сделать работу в облачном офисе более удобной и эффективной. Вы сможете протестировать их в рамках пробной подписки на 30 дней и затем оставить нужные вам сервисы. Тарифные линейки для бизнеса позволяют платить только за те продукты, которые вы выбрали, а еще предусматривают корпоративные скидки при подключении большого числа аккаунтов.
Листайте дальше, чтобы перейти на сайт Р7-Офис и бесплатно попробовать фишки продуктов.